無論中小企、餐廳、小店或自由工作者(freelancer)，只要有新生意，也要處理開報價單(Quotation)、銷售發票(invoice)等必要營運流程，既沉悶費神又無法避免。由於部份方法倚賴人手輸入及校對, 因忙裡出錯產生的麻煩及延遲找數的情況時有發生，令本來已複雜的會計文書工作百上加斤。現時科技一日千里, 以上問題又能否用科技完美解決? 一路走來開單方法又有哪些?

文具鋪買手寫單

在2021年還在使用手寫單明顯過時，然而價錢便宜而且快捷，卻是不少小店目前的做法。想像一下小店在忙得不可開交的假日, 在手寫單大筆一揮伴隨有時連自己也看不清的字跡便可以打發客人, 一時之快換來的卻是未來的工作量。為了保存手寫單記錄，有時會用上超經典的「過底紙」，或者額外手抄時間增加出錯機會、記錄不清甚至容易造假，做會計工作時亦要花大量時間整理，節省的時間隨時雙倍奉還。

Excel開單

由於手寫單的種種弊端，不少中小企亦轉用Excel處理開單程序，自訂簡單範本、不同方程式(Formula) 及圖表，前提是需要花不少時間研究及設計。除了要付出時間成本, 正版軟件本身亦價值不霏。而且只適用儲存在單一電腦之內，在家裡修改後亦不能同步上公司的電腦。有人或會想到雲端Excel，但亦有其壞處。不懂電腦的員工不小心改動了Excel預先設定的範本或formula，就可能需要重新再設定方可正常使用。

ERP, POS等企業銷售系統

規模較大的公司需要一個系統性的企業管理軟件, 此類ERP/POS結合不同功能模組，有專門定制的銷售賬目管理模組, 公司可以根據需要客制化適合自己使用。由於功能較多，一般中小企未必掌握眾多工具, 成本較貴, 而且設定系統需時, 員工亦要學習並熟識操作流程, 通常比較適合資金充裕規模較大的企業。

雲端發票生成器

雲端的發票生成器因價格便宜和基本功能齊全，有較多小型公司及自由工作者選擇。市面較好的發票生成器都會預設範本不用動手設計, 而且可以添加自己公司的商標提高辨識度更突出公司的專業形象。而且，系統會預先記錄客戶資料和付款方式,毋須每次輸入。發票必要元素亦會預先設定, 提醒漏填資料, 方便小微企員工開單,不會因為繁忙而不小心遺留。然而，雲端發票生成器並非沒有缺點, 現時市面大部份只支援一次性不留底的開單功能, 記錄難而追溯, 大部份亦為海外網站, 對本地支援不足,例如沒有提供中文介面及輸入。

FinMonster雲端發票系統

FinMonster最新推出的雲端發票系統就能解決以上問題, 銷售資料有系統記錄，容易查看及記錄收款 ,方便簿記和審計。FinMonster對本地化支援充足，繁簡中文化介面及範本一應俱全，即使使用時遇上問題亦有專業團隊提供全廣東話技術支援。我們更支援本地轉數快(FPS)功能, 對方只須掃描發票上的二維碼便可即時付款, 解決銀行過數等待及要額外收取手續費的問題。系統更有數據可視化功能, 結合數據可視化及系統記錄功能，支出收入數據一目了然，助老闆更精準了解公司現金流，作出精明業務決定，亦有助簿記和審計。近年疫情下不少商戶和小企業需要向銀行申請中小企貸款渡過難關，然而銀行一般要求有近期的銷售和現金流記錄以作審批，FinMonster的雲端發票和銷售管理系統正好解決情況。一個月只需一餐晚飯價錢即可使用所有功能, 進入以下連結試用及了解更多。

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