无论中小企、餐厅、小店或自由工作者(freelancer)，只要有新生意，也处理开报价单(Quotation)、销售发票(invoice)等必要营运流程，既沉闷费神又无法避免。由于部份方法倚赖人手输入及校对,因忙里出错产生的麻烦及延迟找数的情况时有发生，令本来已复杂的文书工作百上加斤。现时科技一日千里,以上问题又能否用科技完美解决?一路走来开单方法又有哪些?

文具铺买手写单

在2021年还在使用手写单明显过时，然而价钱便宜且快捷，却是不少小店目前的做法。想像一下小店在忙得不可开交的假日,在手写单大笔一挥伴随有时连自己都看不清的字迹便可以打发客人,一时之快换来的却是未来的工作量。为了保存手写单记录，有时会用上超经典的「过底纸」，或者额外手抄时间增加出错机会、记录不清甚至容易造假，做会计工作时亦要花大量时间整理，节省的时间随时双倍奉还。

Excel开单

由于手写单的种种弊端，不少中小企亦转用Excel处理开单程序，自订简单范本、不同方程式(Formula) 及图表，前提是需要花不少时间研究及设计。除了要付出时间成本,正版软件本身亦价值不霏。 。而且只适用储存在单一电脑之内，在家里修改后亦不能同步上公司的电脑。有人或会想到云端Excel，但亦有其坏处。不懂电脑的员工不小心改动了Excel预先设定的范本或formula，就可能需要重新再设定方可正常使用。

ERP, POS等企业销售系统

规模较大的公司需要一个系统性的企业管理软件,此类ERP/POS结合不同功能模组，有专门定制的销售账目管理模组,公司可以根据需要客制化适合自己使用。由于功能较多，一般中小企未必掌握众多工具,成本较贵,而且设定系统需时,员工亦要学习并熟识操作流程,通常比较适合资金充裕规模较大的企业。

云端发票生成器

云端的发票生成器因价格便宜和基本功能齐全，有较多小型公司及自由工作者选择。 市面较好的发票生成器都会预设范本不用动手设计,而且可以添加自己公司的商标提高辨识度更突出公司的专业形象。而且，系统会预先记录客户资料和付款方式,毋须每次输入。发票必要元素亦会预先设定,提醒漏填资料,方便小微企员工开单,不会因为繁忙而不小心遗留。然而，云端发票生成器并非没有缺点,现时市面大部份只支援一次性不留底的开单功能,记录难而追溯,大部份亦为海外网站,对本地支援不足,例如没有提供中文介面及输入。

FinMonster云端发票系统

FinMonster最新推出的云端发票系统就能解决以上问题,销售资料有系统记录，容易查看及记录收款,方便簿记和审计。 FinMonster对本地化支援充足，繁简中文化介面及范本一应俱全，即使使用时遇上问题亦有专业团队提供全广东话技术支援。我们更支援本地转数快(FPS)功能,对方只须扫描发票上的二维码便可即时付款,解决银行过数等待及要额外收取手续费的问题。系统更有数据可视化功能, 结合数据可视化及系统记录功能，支出收入数据一目了然，助老板更精准了解公司现金流，作出精明业务决定，亦有助簿记和审计。近年疫情下不少商户和小企业需要向银行申请中小企贷款渡过难关，然而银行一般要求有近期的销售和现金流记录以作审批，FinMonster的云端发票和销售管理系统正好解决情况。一个月只需一餐晚饭价钱即可使用所有功能,进入以下连结试用及了解更多。

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